Tietosuoja- ja rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Rekisteriä ylläpitää tapahtumailmoittautumisen tai uutiskirjetilauksen yhteydessä nimetty taho:

  • Valtakunnallinen YES ry
    Y-tunnus 2340708-1
    Kyllikinportti 2, 00240 Helsinki
    info@yesverkosto.fi tai
  • YES-verkostoon kuuluva YES-aluetoimisto (Alueiden yhteystiedot löydät Ota yhteyttä-sivulta).

2. Rekisterin nimi

YES-verkoston tietosuoja- ja rekisteriseloste.

3. Rekisteröidyt ja rekisterin pitämisen käyttötarkoitus

YESin asiakasrekisterin muodostavat YESin uutiskirjeiden tilaajat, sidosryhmien yhteyshenkilöt ja tapahtumiin ja valmennuksiin osallistuneet henkilöt.

Henkilötietojen käsittelyn ja säilytyksen perusteena on YESin tapahtumiin, valmennuksiin ja muihin palveluihin liittyvä viestintä ja markkinointi sekä informointi yrittäjyyskasvatukseen liittyvistä ajankohtaisista asioista (YES-uutiskirje).

4. Tietolähteet

Tiedot saadaan tapahtumiin ilmoittautumisen, uutiskirjetilauksen ja tapahtumien yhteydessä. YES-uutiskirjeitä tai markkinointiviestejä lähetetään vain niille, jotka ovat antaneet luvan.

5. Rekisteriin tallennettavat tiedot

Käsittelemme rekisterissä seuraavia henkilötietoja

  • henkilön nimi
  • osoite
  • puhelinnumero
  • sähköposti
  • organisaatio ja tehtävä

Tapahtuman niin vaatiessa kysytään

  • allergiatiedot
  • syntymäaika
  • laskutustiedot

6. Rekisterin suojaus ja tietojen käsittelijät

Tiedot kerätään ja niitä käsitellään suojatuissa järjestelmissä ja rekistereissä. Paperiset dokumentit säilytetään lukituissa kaapeissa. Tietoihin pääsevät käsiksi vain henkilöt, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Henkilötietoja voivat käsitellä myös tapahtuman alihankkijat kuten catering-palvelut sekä laskutuksesta vastaavat palveluntarjoajat kuten tilitoimistot.

7. Tietojen luovuttaminen

Valtakunnallinen YES ja YES-aluetoimistot voivat vaihtaa rekisteritietoja keskenään, jotta esim. tapahtumista voidaan ilmoittaa alueellisesti.

YES-verkosto ei luovuta tietoja ulkopuolisille toimijoille ilman erillistä lupaa.

Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle. Poikkeuksena on YESin uutiskirjeet, joissa käytetään Mailchimp-sähköpostipalvelua. Mailchimp on yhdysvaltalainen yhtiö, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Mailchimp on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksia (GDPR).

8. Käsittelyn kesto

Henkilötiedot säilytetään niin kauan, kuin asiakkuus- tai yhteistyösuhde on voimassa, ellei henkilö pyydä tietojensa poistamista. Asiakassuhteen jälkeen tietoja säilytetään ainoastaan lain tai sopimuksen velvoittamissa rajoissa tai kun markkinointitoiminta vaatii, ellei henkilö pyydä tietojensa poistamista. Mikäli tieto ei ole enää tarpeen tai se on vanhentunut, tieto poistetaan.

9. Rekisteröidyn oikeudet

YES-verkosto takaa rekisteröidyille kaikki heille lain mukaan kuuluvat oikeudet henkilötietonsa käsittelyn suhteen:

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itsestään tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa on virheellisyyksiä tai puutteita, rekisteröity voi pyytää YESiä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, jos hän kokee, että YES on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti tai että YESillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietoja.

Poisto-oikeus

Sähköpostimarkkinoinnin yhteydessä on aina mahdollisuus kieltää markkinointi.

Jos rekisteröity kokee, että joidenkin häntä koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen YESin tehtävien kannalta, hänellä on oikeus pyytää YESiä poistamaan kyseiset tiedot. YES käsittelee pyynnöt ja joko poistaa tiedot tai ilmoittaa perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Jos rekisteröity on eri mieltä ratkaisusta, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (ohjeet valituksen tekemiseen). Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että YES rajoittaa kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että YES rikkoo voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (ohjeet valituksen tekemiseen).

Korjauspyynnöt voi lähettää osoitteeseen info@yesverkosto.fi.

YES voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöä kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. YES voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Rekisterinpitäjänä YES vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.